Wanneer is het handig om een virtueel kantoor op te richten?
Een virtueel kantoor is handig als je een zakelijk adres nodig hebt, maar geen eigen werkplek op die locatie. Je huurt dan een adres in een bedrijfspand, vaak met een postverwerking erbij, en werkt zelf thuis, op locatie of onderweg. Het past bij ondernemers die flexibel willen blijven en niet willen betalen voor vierkante meters die ze nauwelijks gebruiken.
Voor wie het wel loont
Het loont het meest voor ondernemers die weinig klanten ontvangen. Denk aan zzp’ers die adviseren, ontwerpen of programmeren, aan webshops die vooral online verkopen en aan mensen die een bedrijf naast hun baan opstarten. Ook wie niet graag zijn thuisadres op facturen, de website en briefpapier zet, kiest er vaak voor. Een zakelijk adres in een grote stad kan bovendien professioneler overkomen dan een straat in een woonwijk.
Verder is het handig als je een tweede adres zoekt, bijvoorbeeld omdat je klanten in een andere regio hebt, of omdat je vanuit het buitenland een Nederlands bedrijf runt.
Wanneer je beter iets anders kiest
Heb je regelmatig klanten of personeel op kantoor nodig, dan is een virtueel kantoor niet genoeg. Hetzelfde geldt als je voorraad, spullen of apparatuur op locatie nodig hebt. En let op de regels: voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel is een vestigingsadres nodig, en een alleen postadres of postbus volstaat niet altijd. Vraag dus vooraf bij de aanbieder en bij de KvK na of het adres als vestigingsadres mag worden gebruikt. Werk je vanuit huis, kijk dan ook in het bestemmingsplan of de huurvoorwaarden wat daar is toegestaan.
Vier manieren naast elkaar
| Keuze | Voordeel | Let op |
|---|---|---|
| Thuisadres | Gratis en eenvoudig | Je privéadres staat op facturen en website |
| Virtueel kantoor | Zakelijk adres, lage kosten, flexibel | Geen eigen werkplek, regels voor vestigingsadres |
| Flexplek of coworking | Werkplek en ontmoeting met anderen | Hogere maandkosten, meestal een vaste locatie |
| Eigen kantoor | Volledige vrijheid en ruimte voor klanten | Huur, borg en vaak lange contracten |
Waar je op let bij het kiezen
De prijzen lopen uiteen: van enkele tientjes tot ruim honderd euro per maand, afhankelijk van de locatie en wat erbij zit. Kijk daarom niet alleen naar de maandprijs.
- Wat is er inbegrepen: postontvangst, het scannen van post, telefoon, vergaderruimte per uur?
- Mag het adres gebruikt worden als vestigingsadres voor de KvK, en staat dat zwart op wit in het contract?
- Hoe lang loopt het contract, en wat zijn de opzegtermijnen?
- Zijn er extra kosten voor het doorsturen van post of het ontvangen van pakketten?
- Ligt het adres op een plek die bij je bedrijf past?
Wanneer is het juiste moment?
Een goed moment is bij het opstarten, vlak voordat je je inschrijft en je website en facturen laat maken, zodat het adres er vanaf het begin op staat. Een adres wijzigen kost later werk: je moet het bij de KvK, de Belastingdienst en je klanten aanpassen. Wil je de eerste maanden alleen testen of het bedrijf werkt, dan kun je ook beginnen op je thuisadres en later overstappen. Houd rekening met de planning: begin je eind van het jaar, dan loopt je administratie en btw-aangifte met de kwartalen mee.
Handig bij het plannen als ondernemer
Als starter regel je veel tegelijk. Op deze site vind je een paar hulpmiddelen die daarbij helpen. Met de werkdagenteller reken je uit hoeveel werkdagen je nog hebt tot een deadline, of tot het einde van een betaaltermijn. De feestdagen laten zien wanneer klanten en leveranciers dicht zijn, en met de weeknummers plan je werk en facturen op weekbasis.